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法人ETCカードの申し込みで時間がかかるのは、記入よりも書類集めです。履歴事項全部証明書（登記簿謄本）は法務局、確定申告書の控えは手元の保管、セットアップ証明書は車載器を取り付けた店と、取り寄せ先がばらばらで、1つでも欠けると手続きが止まります。申し込みから使えるまでの日数は法人ETCカードの発行期間は？で解説しています。
先に結論をいうと、協同組合型の法人ETCカードで求められる書類は4種類です。事業を確認する書類、車検証、ETC車載器セットアップ証明書、代表者の本人確認書類で、いずれもコピーで足ります。取り寄せが必要なのは実質1つ、法人なら履歴事項全部証明書だけです。
この記事では、4種類の書類を組合ごとの違いとあわせて示したあと、それぞれの取り寄せ先・費用・有効期限、そして書類がそろわないときの進め方を整理します。
法人ETCカードの必要書類は4種類
高速情報協同組合とETC協同組合が公式サイトで挙げている書類は、次の4種類に分けられます。
- 事業を確認する書類：法人は履歴事項全部証明書（登記簿謄本）、個人事業主は所得税確定申告書
- 車両の書類：カードを申請する車の車検証
- 車載器の書類：申請する車のETC車載器セットアップ証明書
- 代表者の本人確認書類：運転免許証など
高速情報協同組合は「コピー可」、ETC協同組合は各書類を「写し」と案内しています。原本を送る必要はありません。
組合ごとの書き方の違いは次のとおりです（2026年9月時点の各公式サイト記載の内容）。
| 書類 | 高速情報協同組合 | ETC協同組合 | KTK ETCカード |
|---|---|---|---|
| 法人の事業確認 | 履歴事項全部証明書（6ヶ月以内） | 履歴事項全部証明書（発行6ヶ月以内のもの、写し可） | 公式サイトに記載がありません |
| 個人事業主の事業確認 | 所得税確定申告書（開業届でも可） | 所得税確定申告書（税務署印のあるもの、写し）。始めたばかりの場合は開業届、取引先との契約書、領収書など | 公式サイトに記載がありません |
| 車両の書類 | 車検証 | カードを申請する車両の車検証（写し） | 「ご利用車両に、ETC車載器が搭載されていること」を条件として記載 |
| 車載器の書類 | セットアップ証明書 | 申請車両のETC車載器セットアップ証明書（写し） | 同上 |
| 代表者の本人確認 | 代表者の運転免許証 | 代表者の運転免許証もしくは住民票、健康保険証の写し | 公式サイトに記載がありません |
| そろわないとき | 「書類が揃わない場合、他の書類でも代用可能な物もありますので一度お電話ください。」 | 個人事業を始めたばかりの場合は開業届などで申請できると案内 | フォーム送信後、担当者から手続きの説明を受ける |
KTKは、必要書類の一覧を公式サイトに掲載していません。フォームを送ると3営業日以内に担当者から連絡があり、そこで案内を受ける流れです。
書類の取り寄せ先・費用・有効期限
4種類のうち、役所に取りに行く必要があるのは法人の履歴事項全部証明書だけです。残りは手元にあるか、車載器を取り付けた店で受け取っているものです。
履歴事項全部証明書（法人）
会社の登記内容を証明する書類で、法務局で取得します。法務省が案内している交付手数料は、令和7年4月1日から次の金額です。
- 窓口などでの書面請求：600円
- オンライン請求・郵送で受け取り：520円
- オンライン請求・窓口で受け取り：490円
法務局は、オンライン請求の受付時間を「平日の午前８時３０分から午後９時まで」と案内しています。窓口に行く時間が取れない場合は、オンラインで請求して郵送で受け取るほうが手数料も安くなります。
注意したいのは有効期限です。高速情報協同組合は「6ヶ月以内」、ETC協同組合は「発行6ヶ月以内のもの」としています。前の手続きで取った証明書が半年以上前のものなら、取り直しが必要です。
所得税確定申告書（個人事業主）
直近の確定申告書の控えを用意します。ここで引っかかりやすいのが、ETC協同組合が「税務署印のあるもの、写し」と指定している点です。
国税庁は、令和7年1月から申告書等の控えへの収受日付印の押なつを行わないとしています。紙で提出した控えに税務署の印がない場合や、e-Taxで申告している場合は、提出したことを示す資料として次のものが案内されています。
- e-Taxの受信通知：送信後にメッセージボックスで確認できる
- 申告書等情報取得サービス：e-Taxで申告書等をPDFで無料取得できる（マイナンバーカードが必要）
- 納税証明書：1度の請求につき400円（オンラインでは370円）
どの資料で申請できるかは組合の判断になるため、印のない控えしかない場合は、申し込み前に確認しておくと差し戻しを避けられます。
車検証
車内に備え付けている車検証をコピーします。ここで気をつけたいのが電子車検証です。国土交通省は2023年1月から自動車検査証を電子化し、必要最小限の記載事項を除いてICタグに記録する方式にしました。券面には有効期間や使用者の住所、所有者情報が記載されません。
券面のコピーだけでは情報が足りない場合に備えて、車検証閲覧アプリで記載事項を確認し、必要ならPDFを出力しておくと安心です。
ETC車載器セットアップ証明書
車載器に車両情報を書き込んだときに受け取る書類です。セットアップはセットアップ登録店でしか行えないため、証明書も取り付けた店から渡されています。
見つからない場合、NEXCO中日本は、機種によっては車載器の画面表示や音声で車載器管理番号を確認できること、セットアップを行った販売店等に確認することを案内しています。申し込みから届くまでの流れは法人ETCカードの作り方にまとめています。
代表者の本人確認書類
高速情報協同組合は代表者の運転免許証、ETC協同組合は運転免許証・住民票・健康保険証のいずれかの写しを挙げています。手元にあるものをコピーするだけで済みます。
書類がそろわないときの進め方
4種類がすべてそろわないと申し込めない、というわけではありません。組合は代わりの書類を用意しています。
- 設立したばかりで決算書がない法人：協同組合型の必要書類に決算書は含まれません。詳しくは新設法人のETCカードで解説しています
- 開業したばかりで確定申告をしていない個人事業主：高速情報協同組合は「開業届でも可」、ETC協同組合は開業届・取引先との契約書・領収書などでの申請を案内しています。詳しくは個人事業主のETCカードで解説しています。開業前や登記直後の申込可否は創業直後でもETCカードは作れる？で整理しています
- それ以外で書類がそろわない場合：高速情報協同組合は「書類が揃わない場合、他の書類でも代用可能な物もありますので一度お電話ください。」と案内しています
なお、協同組合型のカードにクレジット審査はありません。高速情報協同組合は「クレジット機能がない為、組合独自の審査にてカードを発行いたします。」としています。何が確認されるかは法人ETCカードは審査なしで作れるかで解説しています。
書類の準備でつまずかないための4つの確認
申し込みの前に、次の4点を確認しておくと差し戻しが減ります。
- 履歴事項全部証明書の発行日：6ヶ月以内かどうか
- 車検証と証明書の車が同じか：カードを申請する車の車検証とセットアップ証明書がそろっているか
- 証明書の内容が今の車と合っているか：ナンバーの変更などがあった場合は再セットアップが必要です
- コピーが鮮明か：数字や文字がつぶれていないか
カードを何枚も作る場合、車載器の書類は登録する車の台数分が必要です。1台につき最大4枚まで発行できるため、5枚目からは別の車の車検証とセットアップ証明書がいります。必要な枚数から登録する車の台数を数える方法は法人ETCカードは何枚まで作れるかで解説しています。枚数と費用の関係は法人ETCカードを複数枚作るときの費用と管理にまとめています。
書類がそろったら申し込む
どちらの組合も、先にフォームを送ると申込書が届き、そこに書類の写しを添えて返送する流れです。書類の取り寄せと並行して進められます。カードの選び方から見直したい場合は法人ETCカードのおすすめと費用の比較を参考にしてください。
よくある質問
書類は原本を送る必要がありますか？
高速情報協同組合は「コピー可」、ETC協同組合は「写し」と案内しています。履歴事項全部証明書も、発行から6ヶ月以内であればコピーで申請できます。
決算書や納税証明書は必要ですか？
高速情報協同組合とETC協同組合が公式サイトに挙げている書類に、決算書は含まれていません。納税証明書も必須の書類としては挙げられていません。
社長以外の名義の車でも申し込めますか？
KTKは「従業員様の個人名義の車両であっても法人カードとして発行・利用可」と案内しています。高速情報協同組合とETC協同組合は、車両を限定せずレンタカーでも使えるカードとしていますが、申請する車の車検証とセットアップ証明書は必要です。
住所や社名が変わったときの書類は？
高速情報協同組合とETC協同組合は、届出事項変更届の書式を公式サイトで配布しています。ETC協同組合は郵送・メール・FAXで送れると案内しています。
まとめ
- 協同組合型の法人ETCカードの必要書類は、事業を確認する書類・車検証・セットアップ証明書・代表者の本人確認書類の4種類です
- いずれもコピーで申請できます。役所に取りに行くのは法人の履歴事項全部証明書だけです
- 履歴事項全部証明書は発行6ヶ月以内のもの。手数料は書面請求600円、オンライン請求なら520円（郵送受け取り）です
- 確定申告書の控えは、令和7年1月から収受日付印が押されません。印のない控えしかない場合は、申し込み前に組合へ確認します
- 書類がそろわないときは、開業届などの代わりの書類や電話での相談が案内されています
本記事の情報は2026年9月時点で各公式サイトに記載されている内容にもとづいています。条件や費用は変更される場合がありますので、申し込み前に必ず公式サイトで最新情報をご確認ください。
